Les meilleures techniques pour gagner du temps au quotidien

Le 31 janvier 2024
Frédérique Josse

Avec Lokki, pilotez votre activité de location d'équipements en toute sérénité.

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Bienvenue sur le blog du Coach Lokki ! Si vous êtes un loueur, un néoloueur, un vendeur intéressé par la location, un indépendant, une franchise ou une entreprise, vous savez probablement à quel point la gestion de votre activité de location de vélos peut être chronophage. Time is money, disent nos pragmatiques amis (?) américains. Et gagner du temps dans la gestion quotidienne de vos activités peut être un véritable atout ! Dans cet article, nous allons vous donner des conseils concrets sur la façon de gagner du temps dans la gestion de votre activité de location, en optimisant votre temps de travail et en améliorant votre productivité.

Avant toute chose : identifiez vos tâches voleuses de temps !

Quand on est loueur de vélos, les "tâches voleuses de temps" se réfèrent à toutes ces activités ou distractions qui vous empêchent de gérer efficacement votre entreprise de location au quotidien. Ce sont ces petits détails sournois qui semblent inoffensifs, mais qui peuvent rapidement grignoter votre temps précieux et vous distraire de tâches essentielles. Votre mission numéro 1 pour gagner du temps au quotidien ? Identifiez ces voleurs de temps pour mieux les combattre !

  • Gestion manuelle des documents et des contrats
  • Tâches à faible valeur ajoutée
  • Gestion des retards et annulations
  • Communication inefficace
  • Gestion désorganisée des stocks
  • Entrées de données redondantes
  • Manque d'automatisation
  • Problèmes de qualité et retours
  • Les explications Interminables de certains clients (vous connaissez, on sait)
  • La gestion des réservations manuelle (pff que c'est LONG)
  • La gestion des stocks (surtout en pleine saison, l'horrrrreur)
  • Les réclamations des clients (dont certaines improbables ou en anglais ??)
  • Les mises à Jour sur les réseaux Sociaux (oui on sait, c'est votre bête noire, nous aussi 😂
  • Les interruptions inattendues

💡 Conseil de Coach Lokki : Cochez toutes les cases qui vous semblent correspondre à vos besoins. Si vous en avez plus de trois, lisez TRÈS attentivement ce qui suit

Défi n°1 : Mieux gérer ses tâches au quotidien

Le premier défi auquel vous êtes confronté est la gestion des tâches quotidiennes. Entre la communication avec les clients, la maintenance du matériel, et la gestion des réservations, il peut être difficile de rester organisé et efficace. Mais ne vous inquiétez pas, nous avons des solutions !

1. Gérer un flux constant de tâches

La clé réside dans une organisation minutieuse de la journée. Commencez par établir une liste de tâches pour chaque jour, en priorisant celles qui contribuent le plus à vos objectifs. Utilisez des outils de gestion du temps pour planifier votre journée de manière efficace et éviter de les multiplier. Par exemple, si vous avez l'habitude de fonctionner sur un outil digital, invitez tous vos collaborateurs à faire de même pour avoir une synchronisation efficace et éviter les erreurs, incompréhensions, doublons. Ainsi, vous pourrez gagner du temps et accomplir plus en moins de temps.

💡 Conseil de Coach Lokki : Attention au papier... nous aussi, on y est attachés mais il est très complexe à gérer. Il s'envole, il se perd, il est parfois illisible. Bref, la transition peut être rude, mais passer au digital pour la gestion des tâches permet de centraliser les infos, de les partager à toute l'équipe et de la mettre à jour dès lors que la tâches est effectuée.✅✅

2. Maintenir une gestion efficace

Une autre difficulté pour les loueurs est de maintenir une gestion efficace de leurs activités. Cela implique de suivre les réservations, de gérer les contrats, de s'assurer que le matériel est en bon état, et bien plus encore. Comment peuvent-ils optimiser leur gestion quotidienne ?

💡 Conseil de Coach Lokki : Utilisez des outils de gestion de projet pour centraliser toutes les informations essentielles. Assurez-vous que votre équipe est bien informée et coordonnée grâce à des réunions régulières. Mettez en place des stratégies de gestion des priorités pour garantir que les tâches les plus importantes sont traitées en premier. Cela permettra d'améliorer l'efficacité de l'entreprise et de gagner du temps.

3. Atteindre ses objectifs de manière quotidienne

Enfin, il est essentiel pour les loueurs de rester concentrés sur leurs objectifs quotidiens tout en jonglant avec les multiples tâches qui se présentent. Comment peuvent-ils maintenir leur productivité tout en s'assurant que chaque journée est un pas de plus vers la réalisation de leurs objectifs ?

💡 Conseil de Coach Lokki : Investissez dans des outils de gestion du temps et de la productivité. Ils peuvent vous aider à optimiser votre temps de travail en éliminant les distractions et en vous permettant de vous concentrer sur des tâches importantes. Mettez également en place des systèmes d'organisation pour suivre vos progrès et ajuster vos activités en conséquence. Cela vous permettra de rester sur la bonne voie pour atteindre vos objectifs quotidiens.

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Défi n°2 : Mieux gérer ses projets

Le deuxième défi auquel vous pourriez être confronté est la gestion de projets. Coordonner les activités de location de votre entreprise peut être un vrai casse-tête. Mais nous avons des solutions pour cela aussi !

1. Gestion du temps et gain de temps

La première étape consiste à mettre en place une gestion du temps efficace. Les loueurs peuvent utiliser des outils de gestion du temps pour planifier leurs journées de manière stratégique. En priorisant les tâches importantes, en utilisant des listes de tâches pour rester organisés, et en mettant en œuvre des techniques de "deep work" (travail profond), ils peuvent gagner du temps et accomplir plus en moins de temps.

2. Outils de gestion et optimisation du temps

Les outils de gestion du temps et de la productivité sont indispensables pour gérer efficacement les activités de location. Ils aident à suivre les tâches, à organiser les projets, et à garantir que l'emploi du temps est utilisé de manière optimale.

💡 Conseil de Coach Lokki : Utilisez des outils de gestion de projet pour faciliter la collaboration au sein de votre équipe. Mettez en place des stratégies de gestion du temps et des priorités pour optimiser l'efficacité de votre entreprise.

3. L'automatisation est votre alliée

Utilisez des logiciels de gestion pour automatiser les processus répétitifs. Selon une étude de ServiceNow publiée en 2017, les entreprises fortement automatisées sont 6 fois plus susceptibles d’augmenter leur chiffre d’affaires de plus de 15 % par rapport aux entreprises faiblement automatisées ! Allez, gogogo la tech ⌨️🖨

  1. Service client digitalisé : Mettre en place un système de service client en ligne (comme un chatbot ou un système de ticket) pour gérer rapidement les demandes des clients, réduisant ainsi le temps passé au téléphone ou en réponse aux emails.
  2. Optimisation de l'espace de stockage : Organiser efficacement l'espace de stockage pour accéder rapidement aux équipements les plus loués et rationaliser le processus de préparation.
  3. Automatisation des processus : Utiliser des logiciels de gestion de location comme Lokki pour automatiser les processus répétitifs tels que la facturation, le suivi des stocks, et la gestion des réservations. Cela réduit les tâches manuelles et minimise les erreurs.
  4. Intégration des systèmes : Assurer que tous vos systèmes (comptabilité, gestion des stocks, CRM, etc.) sont intégrés. Cela permet une meilleure fluidité des données et évite la duplication des efforts.
  5. Gestion électronique des documents : Remplacer la paperasse par des documents numériques. Utilisez des signatures électroniques pour les contrats de location pour accélérer le processus d'approbation.
  6. Planification des entretiens de vélos : Établissez un calendrier de maintenance préventive pour vos vélos. Cela vous permet de prévoir les réparations nécessaires au lieu de les gérer en urgence.
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Défi n°3 : Mieux gérer ses équipes

Dans le contexte de la gestion d'activités de location, l'efficacité des équipes est cruciale pour optimiser le temps de travail. Les loueurs font face à un ensemble complexe de tâches, allant de la gestion des réservations à l'entretien du matériel, en passant par la communication avec les clients. Comment peuvent-ils mieux organiser leurs équipes pour gagner du temps et améliorer la productivité ?

Voici quelques stratégies et concepts clés pour relever ce défi :

1. Les outils de gestion du temps

Les outils de gestion du temps, tels que des applications de planification de tâches et de gestion de projets, sont essentiels pour aider les équipes à mieux organiser leur travail. Ces outils permettent de créer des plannings, de suivre les progrès et de prioriser les tâches.

Voici quelques exemples d'application ou outils de gestion des tâches

  1. Trello : Pour une gestion visuelle des projets et des tâches.
  2. Asana : Pour planifier, attribuer et suivre les tâches en équipe.
  3. Todoist : Pour créer des listes de tâches avec des rappels.
  4. Microsoft To Do : Intégré à Microsoft 365 pour une gestion des tâches simplifiée.
  5. Notion : Polyvalent, pour créer des bases de données et des listes de tâches personnalisées.
  6. ClickUp : Une solution tout-en-un pour la gestion de projet.
  7. Monday.com : Pour la collaboration et la gestion de projets en équipe.
  8. Basecamp : Met l'accent sur la communication et la collaboration.
  9. Airtable : Pour organiser des tâches et des données de manière flexible.

2. Les plateformes de gestion du travail

L'utilisation de plateformes de gestion du travail intégrées peut aider à coordonner les activités de l'équipe. Ces plateformes centralisent les informations, les tâches et les projets, ce qui facilite la collaboration et la communication au sein de l'équipe.

Voici deux exemples de plateformes de gestion du travail

  1. Asana : Asana est une plateforme de gestion du travail qui permet de planifier, organiser et suivre les tâches et les projets en équipe. Elle offre une vue d'ensemble de toutes les activités en cours, des échéances et des responsabilités, ce qui facilite la collaboration et la gestion des projets.
  2. Monday.com : Monday.com est une plateforme de gestion du travail visuelle qui simplifie la planification, la collaboration et le suivi des projets. Elle propose des tableaux de bord personnalisables pour organiser les tâches, les projets et les équipes, tout en offrant une vue d'ensemble en temps réel de l'avancement des projets.
💡 Conseil de Coach Lokki : Investissez dans une plateforme de gestion du travail tout-en-un qui intègre la gestion du temps, des projets, des équipes, et la gestion des priorités. Cela vous permettra de gagner du temps au quotidien et de prendre du recul pour planifier l'avenir de votre entreprise. Surtout, évitez de multiplier les outils et plateformes, vous y perdrez votre latin !

3. Utilisez des supports digitaux pour former vos équipes et fluidifier la communication interne

1. Les procédures bien indiquées noir sur blanc, dans un dossier partagé en ligne :

Dans un dossier en ligne et accessible à toute l'équipe, regroupez toutes les procédures claires pour les tâches courantes afin que vous et votre équipe ayez des lignes directrices pour travailler rapidement et efficacement. Ces documents doivent être clairs et concis, pour permettre à tout le monde de s'en emparer.

2. L'information au personnel

Assurez-vous que votre personnel est bien formé pour gérer toutes les situations courantes, ce qui peut réduire le temps nécessaire pour résoudre les problèmes. Là encore, rédigez dans un document toutes les situations complexes et les réponses, pour aider vos employés à savoir y réagir de manière rapide et cohérent avec les valeurs de votre entreprise.

3. La formation en ligne des employés

La formation en ligne permet d'accélérer l'apprentissage et le développement de votre équipe de location de vélos. Elle économise du temps, assure une uniformité des compétences, réduit les coûts, et favorise l'autonomie. Cela permet à votre entreprise d'aller plus vite et de rester compétitive.

4. Les outils digitaux pour faciliter votre communication externe

Les outils digitaux sont essentiels pour les loueurs de vélos qui veulent améliorer leur communication en ligne et leur visibilité. Avec un site web professionnel, les médias sociaux, et des stratégies de marketing en ligne, vous pouvez promouvoir vos offres, interagir avec les clients et élargir votre clientèle. Utilisez par exemple :

1. Des chatbots sur votre site web

2. Chat GPT pour les réseaux sociaux

3. Envoyez des e-mails personnalisés

4. Utilisez un CRM pour une communication ciblée

5. Recueillez les avis clients de manière automatique (comme Lokki le propose)

6. Réutilisez Chat GPT pour produire du contenu pertinent sur votre site ou blog

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En résumé, la gestion du temps est essentielle pour optimiser la gestion de votre activité de location. En utilisant des outils de gestion du temps, des stratégies de gestion des priorités et en investissant dans des solutions tout-en-un, vous pouvez gagner du temps, améliorer votre productivité et faire prospérer votre entreprise de location. Alors, mettez ces conseils en pratique dès maintenant et profitez des avantages de la gestion efficace du temps. Ne perdez plus une minute ! 🚀

N'oubliez pas de consulter nos autres articles de CoachLokki pour plus de conseils et de ressources pour les loueurs et les entrepreneurs. Et si vous avez des questions ou des commentaires, n'hésitez pas à les partager sur notre compte Instagram. Nous sommes là pour vous aider à réussir dans la gestion de votre activité de location ! 💼

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