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Avouez, à vous aussi, ça vous est déjà arrivé. Vous avez acheté trop vite, vous avez loupé les petites lignes taille 6 à la toute fin du contrat, voire, pire, vous n’avez pas songé à en signer un et hop, le vendeur a disparu, envolé dans la nature, vous laissant pantois, votre piètre marchandise sur les bras.
Sans possibilité de recours.
Nada.
En tant que loueur de vélo, aussi, ça vous est certainement déjà arrivé. Un faux nom, une clause oubliée et vous n’êtes pas protégé contre la casse d’un équipement, devant alors prendre en charge financièrement, seul, un vol ou un accident non répertorié. C’est précisément pour prévenir ce genre de galère que le contrat de location de vélo est indispensable. “Le contrat est défini à l’article 1101 du code civil, comme une convention qui crée des obligations supposant un accord de volonté entre au moins deux personnes”, nous dit d’ailleurs le Ministère de l’Economie.
Merci, Monsieur le ministre.

Contrat de location de vélo / vélo électrique : une protection pour le loueur et le locataire

Obligatoire et essentiel pour votre sérénité et votre portefeuille, le contrat de location de vélo est donc un document officiel à préparer avec soin. C’est ce document qui vous lie avec le locataire en tant que loueur, et il doit contenir certaines informations pour protéger, sécuriser et limiter les risques des deux parties. Et s’il est nécessaire de l’utiliser selon la réglementation pour louer des vélos, c’est aussi un bon moyen de rassurer vos clients et de vous permettre d’exercer en toute tranquillité.

D’accord, mais que met-on dans ce document ? En réalité, il n’existe pas de contrat type de location de vélo. Néanmoins, quelques clauses essentielles doivent absolument y figurer, pour créer des conditions générales (CGL) simples et efficaces détaillant les responsabilités de chacun afin de vous protéger tout en protégeant vos clients.

1. Indiquez qui est engagé dans le contrat de location

“Je soussigné, Monsieur Dupont, accepte de prendre pour époux…”
Non, on blague, mais ceci dit, une location, c’est comme un mini mariage avec une date de péremption. Donc, oui, il y a bien des “soussignés”, c’est-à-dire les parties prenantes de ces courtes épousailles : celui qui loue, vous-même, votre entreprise de location de vélo, donc, et le particulier ou professionnel qui souhaite profiter de votre matériel comme locataire.

Alors ici, c’est comme à la mairie. On n’est PAS exhaustif. On note tout. Ne mettez pas juste “Lulu” ou “Tom”, même si personne, y compris au boulot, ne vous appelle jamais par votre prénom entier. Pensez au contraire à bien indiquer toutes vos mentions juridiques, votre adresse professionnelle, le nom et prénom du représentant légal de l’entreprise.

Idem pour le locataire concerné par le contrat. Indiquez bien son nom, prénom, précisez la nature de votre contrat : si c’est un professionnel, demandez-lui de renseigner toutes les informations adéquates et si c’est un loueur non professionnel, pensez à bien remplir le nom, prénom, l’adresse, le numéro de téléphone ou le mail. N’oubliez pas de vérifier ces informations en vérifiant la pièce d’identité, un Kbis ou un numéro de siren pour un professionnel.

Objectif : garantir la véracité de ce contrat sans passer par la case Don Corleone. On blague, euuuuh.

2. Décrivez ce qui est concerné par la location

Eh oui, cela semble évident, le loueur se doit de préciser l’objet auquel s’applique les conditions générales de location, à savoir :

1. Le produit mis en location : VTT, VAE, Fatbike …
2. La quantité louée
3. Sa référence
4. Les accessoires également loués avec le matériel principal : casque, gants, pompe... 

3. Ajoutez les conditions d’utilisation de la location

La description du matériel peut s’accompagner de conditions d’utilisation afin de se prémunir d’une mauvaise utilisation du matériel. Différents éléments peuvent être préciser ici : l’utilisation est à des fins touristiques, l’interdiction de prêter/sous-louer, la restriction à un territoire donné…

Exemple de clause : "En cas de stationnement du matériel, il est obligatoire de se servir des anti-vols fournis et d'emporter les objets détachables."

Le conseil de Lokki 💡
Que vous ayez un petit ou un grand parc de vélos à disposition, pensez à référencer vos produits à l’aide de numéros ID. Vous pourrez ainsi les différencier facilement et gagner du temps par la suite !

4. Précisez l’état du vélo mis en location dans le contrat

Lors de la remise du vélo et lors de sa restitution, un procès-verbal de l’état de l’équipement est réalisé pour s’assurer que chacun sait ce qui est loué. Cet état doit être mentionné dans le contrat de location.

Cela permet au loueur de s’assurer de retrouver son équipement dans le même état que lors de sa mise à disposition au locataire. Toutes les détériorations sur le constaté sur le PV de sortie seront à la charge du locataire.

Le conseil de Lokki 💡
Pensez à faire des photos du vélo et des éventuelles éraflures, égratignures.

‍5. Précisez le prix de la location

Il s’agit ici d’indiquer le prix de la location (par jour calendaire), les modalités de calcul de celui-ci, mais également les éventuelles pénalités de retard de paiement et la demande d’un potentiel dépôt de garantie.

Vous pouvez également détailler dans cette clause les conséquences d'une annulation de réservation par exemple.

Le conseil de Lokki 💡
‍Indiquez le type de caution retenue. Attention, il est interdit de consigner une pièce d'identité !

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6. Indiquez les dates de la location du vélo

Par essence, la location est un prêt à durée déterminée. Il convient donc d’indiquer la date de début et la date de fin dans votre contrat de location de vélo, pour préciser exactement la durée pendant laquelle votre équipement sera mis à disposition.

Qu’il s’agisse d’une location à l’heure, à la demi-journée, à la journée ou s’étalant sur plusieurs jours, vous devez indiquer précisément :

Le contrat précise la durée de location et définit :

1. La date et l’heure de prise en possession
2. La date et l'heure de restitution du matériel

Cette clause est d'autant plus importante que le transfert des risques s'effectue lors de la prise de possession du matériel par le locataire.

*Sachez que pour une location à moyen/long terme, il peut être de la responsabilité du locataire de s’occuper de l’entretien du matériel.*‍

‍Le conseil de Lokki 💡
Notez de façon claire les conséquences d'une non-restitution en temps et en heure.

7. Précisez le lieu de remise du produit mis en location

Là encore, cela peut paraître anecdotique, mais il convient bien d’indiquer, dans votre contrat de location, le lieu où sera déposé puis restitué le matériel et qui s’en chargera.

C’est important, car vous pouvez, quand vous êtes une entreprise de location, proposer plusieurs possibilités à vos locataires :

• Un dépôt dans une autre agence
• Un dépôt directement en boutique
• Une restitution à domicile.

Quoiqu’il arrive, ce service doit figurer dans votre contrat et vous devez vous assurer d’avoir bien compris la même chose au risque de vous perdre dans votre agenda.

Le conseil de Lokki 💡.
‍ Si vous voulez assurer une bonne qualité de service, proposez plusieurs possibilités selon les clients. Assurez-vous d’avoir un modèle de contrat précisant tous ces choix et n’oubliez pas de cocher la case concernée pour ne laisser aucun doute sur les conditions d’emprunt !

8. Précisez le moyen de paiement de la location

En euros, en dollars, dinars, bitcoins ? Précisez, en-dessous du prix TTC à régler par le locataire, les différents moyens de paiement autorisés et disponibles :

- Chèques
- Espèces
- Carte bancaire
- Virement

9. Prévoyez un dépôt de garantie et un chèque de caution

Parce que votre vélo vous a coûté bonbon (ou pas) et que vous voulez en prendre soin, il est de bon ton d’ajouter au contrat le règlement d’une caution location, que le locataire peut accepter ou non avant de valider votre transaction.

Ce montant n’est pas à choisir à la légère. Il doit prendre en compte la compensation en cas d’incidents majeurs mais aussi l’entretien, la réparation de votre matériel tout au long de l’année.

10. Prenez soin de rédiger vos conditions générales de location

Elles sont là. Les fameuses CVG, que tout commerçant qui se respecte connaît par coeur. À quoi servent-elles, en fait ? Tout simplement pour vous protéger et permettre la location de vos produits bien-aimés en toute légalité.

Typiquement, c’est ici que figurent toutes les conditions de votre service de location en tant que tel : objet du contrat, responsabilité de l’utilisateur, modalités de paiement, équipement, clauses en cas de litige, assurance du vélo, responsabilité civile, restitution ou encore caution du matériel loué.

→ Les obligations pour le locataire

On définit dans cette clause les obligations qui incombent à celui qui loue le matériel : prendre soin du matériel, respecter le code de la route, ne pas le sous-louer, respecter l’usage convenu…

Le loueur peut convenir que le vol, la perte et les dégradations causées au matériel seront à la charge du locataire ou lui proposer de prendre une assurance à cet égard, augmentant de fait le prix de la location.

Le conseil de Lokki 💡
‍Rappelez au locataire qu'une responsabilité civile est utile car elle permet de garantir les dommages corporels et matériels causés à soi-même et aux tiers.

→ Les obligations pour le loueur

Le loueur doit mettre à disposition un matériel en bon état de marche et sécurisé. Ce qui sous-entend un entretien régulier de son matériel et une vérification précise avant chaque nouvelle location. Il doit également informer et mettre en garde ses locataires concernant les risques liés à l’utilisation du produit qu’il met à disposition*.*

‍Le loueur est obligatoirement responsable en cas de dommages causés par un vice caché de la chose, qu’il en ait eu connaissance ou pas lors de la mise à disposition du matériel (défaut de fabrication, par exemple).

Le conseil de Lokki 💡
Dans la location, il peut être intéressant de créer un état des lieux précisant les modalités d’entretien du matériel.

11. Laissez un peu de place à l’autographe et aux mentions légales

Là encore, cela peut paraître étrange, mais il faut préciser en quoi le contrat engage les deux parties, en ajoutant une petite phrase au-dessus de la signature du locataire.

Par exemple :

• « Je certifie avoir pris connaissance des conditions générales de location figurant sur le contrat et les accepter »
• « Je reconnais avoir récupéré le matériel en bon état de fonctionnement et m’engage à le rendre dans le même état d’usure. »

C’est le moment de signer, et on pense à toujours faire précéder une signature de la mention manuscrite « lu et approuvé ».

Ah et les derniers conseils pour votre contrat de location ?

N’oubliez pas de faire signer le contrat comprenant les CGL en deux exemplaires, accompagné de la mention manuscrite “lu et approuvé”. Un client averti en vaut deux !

E‍t surtout, veillez à modifier votre contrat à votre activité ! Si vous ajoutez des accessoires, des fonctionnalités, n’oubliez pas de l’indiquer noir sur blanc dans votre contrat de location

Si vous avez encore besoin d’un petit coup de pouce, on a concocté un modèle de contrat aux petits oignons pour vous 🧅.

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Fini la paperasse !